Secretarieel Ondersteuner IBD

Ben jij iemand die moeiteloos het overzicht bewaart in een dynamische omgeving? Zie jij jezelf als de spil die binnen een team alles op rolletjes laat lopen? Bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) bieden we jou de kans om als Secretarieel Ondersteuner IBD ons team te versterken. In deze rol ben je het organisatorische hart van onze Informatiebeveiligingsdienst, waar je direct bijdraagt aan de veiligheid en privacy van gemeentelijke data. Met flexibele werktijden en de mogelijkheid tot zowel thuis als op kantoor te werken, biedt deze functie de perfecte balans voor jouw werkweek. Iets voor jou? Lees dan snel verder!
 

FUNCTIEOMSCHRIJVING

Als Secretarieel Ondersteuner IBD ga je aan de slag in het dynamische hart van de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten, waar je direct samenwerkt met het hoofd IBD en de coördinatoren. Je bent de spil in het web die niet alleen zorgt voor het agendabeheer en het organiseren van vergaderingen, maar ook voor het notuleren en de opvolging van de gemaakte afspraken. Jouw rol is cruciaal in het ondersteunen van de organisatie bij het bevorderen van informatiebeveiliging en privacy binnen de Nederlandse gemeenten.

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het beheren van diverse Teams-omgevingen en het plannen van complexe afspraken. Je biedt administratieve ondersteuning en zorgt voor een uniforme werkwijze binnen het team. Dit doe je niet alleen door achter de schermen alles op rolletjes te laten lopen, maar ook door actief mee te denken over procesoptimalisatie en het beheren van de IBD-website.

Je werkt in een omgeving waar geen dag hetzelfde is. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en behoudt het overzicht, zelfs in tijden van drukte. Jouw proactieve houding en communicatieve vaardigheden maken jou het centrale aanspreekpunt voor zowel IBD-collega’s als andere afdelingen. Je bent niet alleen een teamspeler die nauw samenwerkt met collega’s om samen de beste resultaten te bereiken, maar je kunt ook uitstekend zelfstandig werken, prioriteiten stellen en je eigen planning bewaken.

Deze functie biedt je de mogelijkheid om een belangrijke bijdrage te leveren aan de veiligheid en privacy van gemeentelijke informatie. Je organiseert niet alleen diverse bijeenkomsten en webinars, maar je zorgt er ook voor dat het team steeds op de hoogte blijft van de nieuwste ontwikkelingen en standaarden in de wereld van informatiebeveiliging. Jouw werk heeft impact en draagt bij aan een veiliger en transparanter bestuur op lokaal niveau.
 

WERKZAAMHEDEN

• Organiseren van overleggen en diverse bijeenkomsten, zowel online als fysiek
• Zorgdragen voor vergaderstukken en opvolgen van gemaakte afspraken
• Bewaken van actiepunten
• Beheren van diverse Teams-omgevingen
• Plannen van complexe afspraken
• Ondersteuning bieden bij in- en uitstroom van teamleden
• Zorgen voor uniformiteit in werkwijzen en voortgang van processen
• Meedenken in procesoptimalisatie
• Uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden
• Functie als back-up voor bepaalde werkzaamheden van de projectcoördinator
• Beheer van de IBD website
• Beheren en doorvoeren van diverse administratieve verwerkingen en beoordelen op juistheid van gegevens in het IBD CRM

FUNCTIE-EISEN

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op MBO niveau.
• Je hebt minimaal 4 jaar ervaring in het ondersteunen van teams en managers, als secretaresse of ondersteuner.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het functioneel en/of technisch beheren van Microsoft Teams, inclusief het inrichten van teams, kanalen en rechtenstructuren, en het beheren van documentstructuren.
• Je hebt ervaring met Content Management Systemen (bij voorkeur WordPress).
• Je hebt recente ervaring, opgedaan in de afgelopen 5 jaar, met het organiseren van meer dan 5 bijeenkomsten per jaar voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties.
• Je hebt kennis van CRM-systemen, bij voorkeur MS Dynamics. (Pré)
• Je hebt kennis van de gemeentelijke organisatie en bedrijfsvoering. (Pré)
• Je hebt werkervaring op HBO-niveau, zoals het verwerken en samenvatten van complexe informatie, procesmatig meedenken en verbeteren, zelfstandig organiseren en prioriteren en functioneren als back-up op hoger niveau. (Pré)

MEER OVER Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is een belangenbehartiger en kennisorganisatie voor alle gemeenten in Nederland. De VNG zet zich in voor sterke en zelfstandige gemeenten, en behartigt de belangen van gemeenten op landelijk en internationaal niveau. De organisatie biedt ondersteuning, advies en kennisdeling aan gemeenten, en speelt een belangrijke rol in het vormgeven van het lokale bestuur in Nederland.

Werken bij de VNG betekent werken in een dynamische omgeving waar je bijdraagt aan de ontwikkeling en versterking van het lokaal bestuur. Je werkt samen met gedreven collega's die zich inzetten voor de belangen van gemeenten en het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners. De VNG biedt volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei, en is een inspirerende werkgever voor wie zich wil inzetten voor een sterke lokale overheid.
 

OVERIGE INFORMATIE

• Standplaats: Den Haag / Hybride
• Startdatum: 18-05-2026
• Looptijd: 7,5 maand (met optie tot verlenging)
• Uren per week: 18–24 uur per week
• Sluitingsdatum: 30-04-2026

WIST JE DAT …

… je als zelfstandige professional ook kunt kiezen voor meer zekerheid? Met het Independent Professional Model van Werfplaats behoud je de vrijheid van freelancen, maar heb je altijd een stabiel basisinkomen en goede voorwaarden. Zo kun je werken zoals jij dat wilt, zonder financiële zorgen. Lees hier meer.