Nieuwe medewerker nodig? Dit is je stappenplan

 

 

Het gaat goed met je bedrijf. Misschien zelfs iets té goed. De opdrachten stapelen zich op, je agenda zit vol en ondertussen merk je dat jij of je medewerkers steeds meer ballen in de lucht moeten houden. De conclusie is duidelijk: er moet iemand bij.

 

Maar dan begint het pas. Wat voor iemand zoek je precies? Wat kun je betalen? Moet je eerst iets regelen voordat je überhaupt personeel mag aannemen? Waar zet je de vacature neer? En hoe voorkom je dat je na drie weken alleen een stapel cv’s hebt waar je eigenlijk niets mee kunt?

 

Zeker wanneer je geen HR- of recruitmentafdeling hebt, kan personeel zoeken al snel een project op zichzelf worden. Daarom maken we het in dit artikel zo praktisch mogelijk. Dit is je stappenplan:

 

 

1. Begin niet met een vacature

 

Dit klinkt misschien gek, maar open niet meteen ChatGPT om een vacaturetekst te laten schrijven. Begin eerst met de vraag: wat hebben we eigenlijk nodig?

Veel bedrijven starten vanuit een functietitel. We zoeken een accountmanager. Een marketeer. Een projectmanager. Maar een functietitel zegt nog weinig over wat iemand bij jouw bedrijf daadwerkelijk moet oplossen. Kijk daarom eerst naar het werk dat nu blijft liggen en bepaal welke resultaten je van een nieuwe medewerker verwacht.

Schrijf voor jezelf bijvoorbeeld op:

• Welke werkzaamheden moet deze persoon overnemen?
• Wat moet iemand na zes maanden zelfstandig kunnen?
• Hoeveel uur per week hebben we iemand nodig?
• Moet iemand op kantoor kunnen werken of kan het hybride?
• Welke kennis is vanaf dag één écht nodig?
• Zoeken we iemand tijdelijk of structureel?
• Welke vaardigheden kunnen we iemand ook leren?

Wees vooral kritisch bij dat laatste punt. Vijf jaar ervaring, een specifieke opleiding én ervaring binnen precies dezelfde branche klinkt misschien ideaal, maar hoe meer eisen je opstapelt, hoe kleiner je kandidatenpool wordt.

 

 

2. Bepaal wat je kunt én wilt aanbieden

Vervolgens komt de financiële kant. Bepaal niet alleen welk salaris je wilt betalen, maar kijk naar het totale plaatje. Een werknemer kost immers meer dan alleen het brutoloon. Denk ook aan vakantiegeld, werkgeverslasten, eventuele pensioenpremies, vakantiedagen, apparatuur en andere arbeidsvoorwaarden.

Controleer daarnaast of jouw bedrijf onder een cao valt en of er een verplichte pensioenregeling geldt. Ook moet het salaris natuurlijk voldoen aan het geldende minimumloon. Vooral als je voor het eerst iemand aanneemt, is het verstandig dit met je boekhouder, salarisadministrateur of HR-adviseur door te nemen.

Denk vervolgens niet alleen vanuit kosten, maar ook vanuit aantrekkelijkheid. Stel jezelf de simpele vraag:

Waarom zou iemand met dit profiel voor óns kiezen?

Misschien kun je niet het hoogste salaris betalen, maar bied je juist veel vrijheid, snelle doorgroeimogelijkheden, flexibele werktijden of unieke perks (en nee een vrijmibo is niet uniek).

 

 

3. Eerste medewerker? Regel eerst je werkgeverszaken

Neem je voor het eerst iemand in dienst? Dan krijg je er naast een nieuwe collega ook een aantal werkgeversverplichtingen bij.

Je hoeft echt niet eerst arbeidsjurist te worden, maar zorg in ieder geval dat je de basis hebt geregeld:

• Meld je als werkgever aan bij De Belastingdienst. Dit moet uiterlijk op de dag waarop je eerste werknemer begint.
• Richt je salaris- en personeelsadministratie in en zorg dat je loonheffingen kunt aangeven.
• Controleer of er een cao en/of verplichte pensioenregeling van toepassing is.
• Leg afspraken over onder andere functie, salaris, uren, werkplek en contractduur duidelijk vast.
• Zorg voor een RI&E (Risico-inventarisatie en -evaluatie) waarin je de arbeidsrisico’s binnen je bedrijf in kaart brengt.
• Regel het verplichte basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts.
• Wijs een preventiemedewerker aan. Bij maximaal 25 werknemers mag je dit onder voorwaarden zelf doen.

Klinkt als veel? Dat valt mee wanneer je het één keer goed inricht. De checklist van KVK voor het aannemen van je eerste medewerker is hiervoor bijvoorbeeld een prima uitgangspunt.

Belangrijk is vooral dat je deze zaken niet pas gaat uitzoeken wanneer je kandidaat maandag begint.

 

 

4. Maak een vacature waar iemand daadwerkelijk op wil reageren

Nu mag je eindelijk die vacature gaan schrijven.

Een veelgemaakte fout is dat een vacature vooral beschrijft wat het bedrijf wil. Wij zoeken dit. Jij moet dat kunnen. Minimaal vier jaar ervaring. Je bent flexibel, proactief én een echte teamplayer.

Maar de kandidaat heeft ondertussen een andere vraag:

Waarom zou ik hier willen werken?

Een goede vacature geeft daarom in ieder geval duidelijk antwoord op:

• Wat ga ik daadwerkelijk doen?
• Waarom is dat werk interessant?
• Met wie ga ik samenwerken?
• Wat krijg ik betaald?
• Hoeveel uur werk ik?
• Waar werk ik?
• Wat krijg ik naast mijn salaris?
• Wat moet ik écht kunnen?
• Hoe ziet het sollicitatieproces eruit?

Gebruik daarnaast een functietitel waar mensen daadwerkelijk op zoeken. Accountmanager werkt online waarschijnlijk beter dan Commercial Rockstar, hoe leuk die tweede intern ook klinkt.

Probeer bovendien zo concreet mogelijk te zijn. Een marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden zegt vrijwel niets. Een salaris van €3.500 tot €4.000, 28 vakantiedagen en vrij op je verjaardag geeft iemand meteen een veel beter beeld.

Geen tijd of ervaring om zelf een goede vacature en wervingscampagne op te bouwen? Dit is precies een onderdeel dat je gemakkelijk kunt uitbesteden. Wij als Werfplaats pakken bijvoorbeeld binnen onze dienst Werving Ontzorgd onder andere het doelgroeponderzoek, de vacaturetekst en job marketing op, zodat jij niet alles zelf hoeft uit te zoeken.

 

 

5. Zet je vacature niet zomaar ergens neer

Vacature klaar? Dan komt de volgende vraag: waar plaats je hem?

LinkedIn en Indeed zijn bekende keuzes, maar zeker niet automatisch de beste keuze voor iedere functie. Voor de ene doelgroep werkt een kleiner jobboard beter, terwijl een technische specialist misschien via een nicheplatform moet worden bereikt. Daarnaast kun je denken aan Meta, Google, Werkzoeken.nl, je eigen website en allerlei branchespecifieke websites.

Begin daarom opnieuw bij je doelgroep. Waar zoekt deze persoon naar werk? Welke websites gebruikt iemand? Is de doelgroep actief op LinkedIn? Zoekt iemand überhaupt actief naar een baan?

Daar hebben we eerder een uitgebreid stappenplan voor gemaakt: ‘Waar kun je het beste je vacature promoten?’. Daarin vergelijken we de verschillende recruitmentkanalen en leggen we uit wanneer welk kanaal interessant kan zijn.

En vervolgens geldt vooral: meten. Kijk niet alleen hoeveel sollicitanten een kanaal oplevert, maar hoeveel daarvan daadwerkelijk geschikt zijn. Twintig irrelevante cv’s zijn uiteindelijk minder waard dan drie reacties waarvan je twee mensen wilt spreken.

 

 

6. Alleen plaatsen en wachten is niet altijd genoeg

Je vacature staat online. En nu?

Wachten kan werken wanneer er veel actieve kandidaten beschikbaar zijn. Maar zeker bij lastigere functies loop je al snel tegen het klassieke post-and-pray aan: je plaatst een vacature en hoopt dat precies de juiste kandidaat hem toevallig ziet én besluit te reageren.

De werkelijkheid is dat interessante professionals lang niet altijd actief vacatures bekijken. Daarom kan het nodig zijn om zelf op zoek te gaan. Via bijvoorbeeld LinkedIn, cv-databases en andere bronnen kun je geschikte professionals vinden en vervolgens persoonlijk benaderen. Dat noemen we Talent Sourcing.

En dit is vaak ook het moment waarop recruitment veel tijd begint te kosten. Je moet profielen zoeken, beoordelen, berichten schrijven, opvolgen, reacties verwerken, bellen en iedereen netjes op de hoogte houden. Ondertussen loopt je gewone werk natuurlijk gewoon door.

Wanneer zelf werven te duur wordt

Stel dat jij als ondernemer iedere week een paar uur besteedt aan kandidaten zoeken, cv’s beoordelen en gesprekken plannen. Dan betaal je misschien geen recruitmentfactuur, maar gratis is het zeker niet. Diezelfde uren kun je namelijk niet besteden aan klanten, medewerkers of de groei van je bedrijf.

Daar komt bij dat een vacature die maanden openstaat óók geld kan kosten. Werk blijft liggen, andere medewerkers vangen extra werk op en misschien moet je opdrachten zelfs uitstellen.

Juist daarom kan recruitment uitbesteden goedkoper zijn dan eindeloos zelf blijven proberen.

Werfplaats kan hierin verschillende delen overnemen. Wil je alles van doelgroeponderzoek tot eerste selectie uit handen geven? Dan past Werving Ontzorgd. Wil je vooral dat er structureel geschikte kandidaten worden gevonden en benaderd, terwijl je zelf meer van het proces houdt? Dan zijn er ook sourcing-oplossingen.

Dat het daadwerkelijk verschil kan maken, blijkt bijvoorbeeld uit de ervaring van bedrijf Videoworks. Managing Director Stefan Nieuwenhuys vertelt dat zij door Werfplaats binnen drie maanden vier mensen aannamen, voor minder dan de prijs van één reguliere werving-en-selectiefee.

Dat is natuurlijk geen garantie voor iedere vacature, maar het laat wel zien waarom het interessant kan zijn om niet alleen naar de prijs van recruitment te kijken, maar vooral naar tijd, snelheid en het uiteindelijke resultaat.

 

 

7. Maak je selectie vooral niet te ingewikkeld

De eerste reacties komen binnen. Nu begint selecteren.

Bedenk vóórdat je cv’s opent welke vier of vijf dingen echt belangrijk zijn. Bijvoorbeeld:

• relevante werkervaring;
• bepaalde technische kennis;
• communicatieve vaardigheden;
• salarisverwachting;
• beschikbaarheid en reisafstand.

Gebruik diezelfde punten vervolgens bij iedere kandidaat. Zo voorkom je dat je de ene persoon afwijst op iets waar je bij een andere kandidaat helemaal niet naar hebt gekeken.

Plan vervolgens eerst een kort telefonisch gesprek. In vijftien tot dertig minuten kun je vaak al veel belangrijke zaken bespreken: waarom iemand interesse heeft, wat iemand nu doet, beschikbaarheid, salaris en eventuele harde eisen.

Is dat positief? Plan dan een inhoudelijk gesprek. Probeer het proces daarbij compact te houden. Een kandidaat voor een normale mkb-functie vijf gesprekken, drie assessments en een presentatie laten doorlopen is zelden nodig.

En reageer vooral snel. Een goede kandidaat is waarschijnlijk niet alleen met jouw bedrijf in gesprek!

 

 

8. Gevonden? Maak het aanbod duidelijk

Heb je de juiste persoon gevonden? Zorg dan dat je aanbod net zo duidelijk is als je recruitmentproces.

Bevestig onder andere het salaris, aantal uren, startdatum, contractduur en andere belangrijke arbeidsvoorwaarden. Vervolgens leg je de afspraken vast in een arbeidsovereenkomst en zorg je dat de medewerker wordt opgenomen in je personeels- en salarisadministratie.

Daarna begint eigenlijk alweer de volgende stap: onboarding. Zorg dus vóór de eerste werkdag dat een laptop, account, werkplek en planning klaarstaan en dat duidelijk is wie de nieuwe medewerker opvangt.

Na weken zoeken wil je natuurlijk niet dat de eerste indruk op maandagochtend bestaat uit:

“Ehm… volgens mij ligt er ergens nog een laptop.”

 

 

Wanneer is het slim om hulp in te schakelen?

Zelf personeel werven kan prima. Zeker wanneer je een duidelijke functie hebt, voldoende sollicitanten krijgt en intern tijd hebt om het proces goed te begeleiden.

Maar herken je meerdere van onderstaande punten, dan kan ondersteuning veel tijd en frustratie besparen:

• Je weet niet goed waar je doelgroep te vinden is.
• Je vacature levert nauwelijks geschikte reacties op.
• Je hebt zelf geen tijd om iedere week kandidaten te zoeken en op te volgen.
• Je zoekt een schaars of specialistisch profiel.
• Je hebt geen eigen recruiter of HR-afdeling.
• De vacature staat al weken of maanden open.
• Je verwacht de komende periode meerdere mensen nodig te hebben.

In dat geval hoef je recruitment ook niet meteen volledig uit handen te geven. Je kunt juist het arbeidsintensieve stuk laten uitvoeren en zelf de onderdelen houden waar jij als ondernemer de meeste waarde toevoegt: kennismaken, vertellen over je bedrijf en uiteindelijk bepalen wie bij het team past.

 

 

Conclusie

Personeel zoeken hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar er komt wél meer bij kijken dan een vacature op LinkedIn zetten en hopen op reacties.

Begin daarom bij de basis. Bepaal eerst wie je daadwerkelijk nodig hebt en wat je kunt bieden. Regel vervolgens je werkgeverszaken, schrijf een duidelijke vacature en kies de kanalen waar jouw doelgroep aanwezig is. Komen de juiste mensen niet vanzelf? Ga dan actief zoeken in plaats van eindeloos te wachten.

En merk je ondertussen dat recruitment een tweede baan begint te worden? Dan is dat misschien het moment om hulp in te schakelen.

Werfplaats kan het volledige recruitmentproces of juist alleen de meest arbeidsintensieve onderdelen van je overnemen. Van arbeidsmarktonderzoek en vacatureteksten tot job marketing, sourcing en screening. Zo houd jij tijd over voor je bedrijf, terwijl de zoektocht naar je volgende collega gewoon doorgaat.

Bekijk snel onze recruitmentdiensten en ontdek welke vorm van ondersteuning bij jouw bedrijf past! Klik hier.

 

 

Veelgestelde vragen

1.     Waar begin ik als ik personeel wil aannemen?

Begin niet direct met een vacature. Bepaal eerst welke werkzaamheden je wilt overdragen, hoeveel uur iemand nodig is, welke kennis echt noodzakelijk is en wat je financieel kunt bieden. Daarna kun je gericht bepalen wie je zoekt en hoe je die persoon gaat bereiken.

 

2.   Wat moet ik regelen voordat ik mijn eerste werknemer aanneem?

Denk onder andere aan je aanmelding als werkgever bij De Belastingdienst, salarisadministratie, een arbeidsovereenkomst, eventuele cao- en pensioenverplichtingen en je arbobeleid. Vanaf je eerste medewerker moet je onder andere een RI&E hebben en beschikken over een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts.

 

3.   Waar kan ik het beste personeel zoeken?

Dat hangt af van je doelgroep. LinkedIn en Indeed kunnen interessant zijn, maar ook kleinere jobboards, nicheplatforms, Meta, Google en actieve sourcing kunnen beter werken. Begin daarom altijd bij de vraag waar jouw ideale kandidaat zich bevindt.

 

4.   Wanneer kan ik recruitment beter uitbesteden?

Vooral wanneer je weinig tijd hebt, moeilijk geschikte kandidaten vindt, een specialistische functie hebt of regelmatig nieuwe medewerkers zoekt. Je kunt daarbij het volledige recruitmentproces uitbesteden, maar ook alleen onderdelen zoals sourcing, job marketing of screening.

 

5.   Wat doet een recruitmentbureau voor mij?

Dat verschilt per bureau en dienstverlening. Werfplaats kan bijvoorbeeld arbeidsmarkt- en doelgroeponderzoek, vacatureteksten, job marketing, sourcing, kandidaatcommunicatie en screening verzorgen. Daardoor hoef je niet zelf alle arbeidsintensieve onderdelen van het recruitmentproces uit te voeren.

 

Bronnen:

Kamer van Koophandel. “Checklist: Voor het eerst personeel aannemen.”
https://www.kvk.nl/personeel/voor-het-eerst-personeel-aannemen—checklist/

Belastingdienst. “Personeel in dienst nemen en aanmelden als werkgever.”
https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/personeel-en-loon/content/aanmelden-als-werkgever

Arboportaal. “Wat zegt de wet over de RI&E?” https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/arbowet–en–regelgeving/risico-inventarisatie—evaluatie/wat-zegt-de-wet-over-rie

Arboportaal. “Wat is het basiscontract?” https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/ondersteuning-bij-arbowet/basiscontract/wat-is-het-basiscontract

Kamer van Koophandel. “Als eenmanszaak personeel aannemen: dit moet je weten.”
https://www.kvk.nl/personeel/als-eenmanszaak-personeel-aannemen-dit-moet-je-weten/